arrow_drop_up arrow_drop_down

Time management op de werkvloer, help werknemers hun tijd beter gebruiken

Time management is onmisbaar, in een tijd waarin er steeds meer van ons gevraagd wordt. Werknemers die goed met hun tijd kunnen omgaan krijgen meer gedaan op een dag. Door goed te plannen en hun tijd te verdelen over belangrijke taken wordt werkdruk tegengegaan.

Gek genoeg wordt hoge werkdruk en vermoeidheid bij werknemers niet veroorzaakt door wat iemand al gedaan heeft. Het zijn juist de gedachten aan wat er allemaal nog moet gebeuren die dit gevoel veroorzaken.

Tijd goed indelen helpt de werkzaamheden te overzien. Wat een gevoel van controle geeft. En zolang alles onder controle is, komt het goed.

Leer daarom je werknemers hoe ze efficiënt met hun tijd omgaan. Voor meer productiviteit en minder stress.

Time management verlaagt werkdruk

Het is druk op de afdeling. Er is veel werk te doen en te weinig collega’s. Wellicht zijn er zieken of zitten zelfs collega’s thuis met een burn-out. De collega’s die er wel zijn krijgen extra veel werk op hun bureau. Langzaam verdwijnt het overzicht en stapelt het werk zich op.

De werkdruk stijgt, want het werk is niet meer bij te benen. Dit ligt niet aan de taken op zich, die kunnen ze prima aan. Maar het probleem oplossen van teveel werk, dat lukt ze niet.

De persoonlijke werkstijl speelt hierbij een grote rol. Mensen die kritisch kunnen kijken naar de werkzaamheden en hier de belangrijkste taken uit kunnen pikken ervaren minder werkdruk. De collega’s die alles op zich af laat komen en alleen maar een groeiende stapel werk zien gaan er al snel aan onderdoor.

Niet alle taken die op je bureau komen zijn even belangrijk. Zodra een werknemer dat inziet kan hij het werk gaan indelen. Belangrijke taken eerst, zaken die kunnen wachten later. Zo wordt de to-do lijst voor dat moment een stuk korter en beter te overzien.

En dan moeten we nog uitkijken voor de tijdrovers, die ongemerkt een groot deel van de dag bepalen. Door deze tijdrovers aan te pakken houden we opeens tijd ‘over’.

Het is dus belangrijk werknemers goed met hun tijd te leren omgaan. Geef ze gerust de volgende tips en inzichten om beter met hun tijd om te leren gaan.

 

Een gebrek aan time management leidt vaak tot zeer veel stress bij werknemers.

Bekijk hiervoor de training: stress verlagen

 

Tijdrovers die je moet managen

Iedereen heeft een eigen manier van werken. En zolang dat goed gaat, is dat prima. Maar zodra we tijdgebrek gaan ervaren moet er iets veranderen. Vaak zijn we zelf de oorzaak van dit tijdgebrek. We geven ons onbewust over aan grote tijdrovers die op een gegeven moment onze dag gaan bepalen.

Hoe vaak check jij bijvoorbeeld je e-mail? Kijk je elke keer als er een melding binnenkomt? Dit kost je veel tijd. Net als eindeloze vergaderingen zonder duidelijke agenda of vooraf vastgestelde eindtijd.
Een rommelige werkplek kan je ook onnodig veel tijd kosten, waar had je ook alweer dat formulier gelaten…

Gebrek aan planning zorgt voor een chaotische werkdag. Zomaar wat taken oppakken en er aan het einde van de dag achter komen dat de belangrijkste werkzaamheden nog niet gedaan zijn. Dat zorgt voor stress. Waarschijnlijk wordt er overgewerkt, terwijl dat niet had gehoeven.

 

Krachtige handvaten tegen verzuim?

Download onze gratis toolkit!

 

Gevolgen van slecht time management

De tijd is onze grootste vriend, en soms ook onze grootste vijand. Wanneer werktijd slecht wordt ingedeeld zal de werkdruk voelbaar stijgen. Er is teveel te doen en te weinig tijd om alles voor elkaar te krijgen. Werknemers krijgen het gevoel niet toe te komen aan belangrijke taken.

Dit gebrek aan controle levert stress op. Elke dag het gevoel hebben dat je niet aan je werk bent toegekomen voelt onbevredigend. Werk wordt afgeraffeld, in de hoop alles gedaan te krijgen. Collega’s raken geïrriteerd en geven anderen de schuld. Conflicten ontstaan makkelijker bij een gespannen werksfeer.

Houdt deze stress door hoge werkdruk lang aan dan beginnen werknemers zich ziek te melden. Ze voelen zich minder nuttig in hun werk, want ze krijgen het toch niet af. De betrokkenheid daalt. De werkdruk en negatieve gevoelens kunnen uiteindelijk uitmonden in een burn-out.

Vooral overdreven perfectionisme levert veel werkdruk op. Werknemers die alles tot in de puntjes geregeld willen hebben komen altijd tijd tekort. Zomaar ad hoc werkzaamheden aanpakken en afhandelen zorgt ervoor dat de belangrijkste dingen blijven liggen.

Met goede time management zorg je ervoor dat jij de baas bent over de tijd, niet andersom.

Time management

 

 

Time management is een leerdoel. Er zijn meer leerdoelen die helpen een werknemer gezonder te laten worden. Deze vind je hier:

Leerdoelen voor werknemers om verzuim te verlagen

 

Hoe werkt time management?

Met time management neem jij de leiding over je eigen werk. Om dingen in goede banen te leiden, en aan het einde van de dag met een goed gevoel naar huis te gaan, plan je de werkzaamheden in.
Dit kan je ’s ochtends doen, voor je begint. Maar dit kan ook aan het einde van de werkdag, zodat je de volgende ochtend direct aan de slag kunt.

Stel prioriteiten. Welke taken zijn het belangrijkste, en vragen directe aandacht. Welke taken zijn minder belangrijk maar moet je ook oppakken. Maak afspraken met jezelf, hoelang je hiermee bezig mag zijn, en hou je hieraan.

Zorg dat je elke dag iets afmaakt. Niets voelt zo fijn als dingen afstrepen van je to-do lijst.

Tijd voor jezelf werkt effectiever

Zijn er taken die je onverdeelde aandacht vragen? Plan tijd in waarin je ongestoord kunt werken. Wellicht is er op kantoor een flexwerkplek waar jij je even terug kunt trekken. Zonder telefoon en collega’s die je storen heb je de taak sneller af en is er minder kans op fouten.

Zelfs een simpele vraag tussendoor als “Koffie?” haalt je uit je concentratie. Elke afleiding kost je tijd. Je wordt uit je concentratie gehaald en moet er weer opnieuw inkomen. Op een uurtje werk kan je dit zo een half uur extra kosten. Zonde natuurlijk.

Zoek dus een plek waar je ongestoord kunt werken, zet je mobiel uit en vraag een collega tijdelijk je bureautelefoon op te nemen terwijl jij weg bent. Natuurlijk kan je dit andersom ook doen.

Tijd is niet oneindig

Er zitten een beperkt aantal uren in een werkdag. Hoe goed je de werkzaamheden kunt plannen, dit worden er niet meer. Op een assertieve manier nee leren zeggen hoort bij time management. Je kunt nu eenmaal niet alles oppakken. Schuiven collega’s nogal makkelijk werk naar je toe? Leer nee te zeggen. Of wees heel duidelijk dat je er nu geen tijd voor hebt, maar het wel later op kunt pakken.

Zo is voor iedereen duidelijk wat ze van je kunnen verwachten. En je krijgt geen scheve gezichten waarom werkzaamheden niet gedaan worden.

Opruimen geeft je meer tijd

Geen tijd om op te ruimen? Een bureau vol stapels papier kost je tijd. Je bent altijd van alles kwijt. Het is onoverzichtelijk en je wordt erdoor afgeleid. Want je ziet steeds wat er allemaal nog op je ligt te wachten. Dat werkt niet ontspannen.

Zorg voor een opgeruimd bureau, waar alleen ligt waar je op dat moment mee bezig bent.

Even niets doen kost geen tijd

Het klinkt misschien gek maar even 5 minuten niets doen zal je tijd besparen. Na uren naar een beeldscherm staren ben je niet meer zo helder en productief als aan het begin van de werkdag.

Even ontspanning, echt even niets doen maakt je hoofd weer helder. Er komt plaats van nieuwe ideeën en de taak waar je net op vastliep rolt nu zonder problemen uit je handen.

Begin met de moeilijkste taak

Uitstelgedrag is ook een oorzaak van tijdgebrek. Lastige of vervelende taken voor je uitschuiven werkt niet. Ze blijven maar liggen en jij blijft er tegenaan hikken.

Pak daarom de moeilijkste taken eerst aan. Door hiermee te beginnen op het moment dat je nog helder en productief bent, bijvoorbeeld ’s ochtends als eerste, heb je de taak sneller gedaan. En het geeft je de rest van de dag een beter gevoel. Dat heb je mooi alvast gedaan!

Maak je planning visueel

Gebruik een agenda, planbord of iets anders visueels om je planning op te maken. Een planning in je hoofd is leuk maar ook snel omgegooid. En je hoofd loopt vol met dingen waar je tijdens je werk niet aan wilt denken.

Schijf je planning dus duidelijk op en blijf daarbij. Gebruik je hoofd om te denken.

 

Een belangrijk onderdeel van time management is grezen aangeven

 

 

Maak zo efficiënt mogelijk gebruik van je tijd

Je dag efficiënt indelen is even wennen. Maar als je eenmaal de voordelen ervaren hebt wil je niet anders meer. Je merkt opeens dat er veel meer werk uit je handen komt. Dat werkt motiverend.

Bekijk elke dag de werkzaamheden die voor je liggen. Niet alles vraagt je directe aandacht.
Het is verleidelijk om eerst de korte, makkelijke klusjes te doen. Het lijkt alsof je al heel wat gedaan hebt. Tussendoor check je nog een aantal keer je e-mail. En zo vliegt de dag voorbij.

Het is al halverwege de middag als je aankomt bij een belangrijke klus, die eigenlijk vandaag of moet. Je merkt nu dat deze klus best veel tijd en aandacht vraagt. Ga je dat nog wel halen vandaag?

Dit soort situaties, en de bijbehorende stress, zijn eenvoudig te voorkomen. Bekijk vooraf alle werkzaamheden. Pak eruit wat echt urgent is, en vandaag af moet. Leg dit klaar om mee te beginnen. Bekijk dan wat ook urgent is maar niet direct aandacht vraagt. Kijk of het mogelijk is dit te delegeren of beslis er kort tijd aan te besteden.

Daarna komen de niet urgente taken. Deze plan je in en pakt ze erbij op het moment dat je er tijd voor hebt. Als laatste zijn er altijd taken die niet belangrijk en niet urgent zijn. Vaak lossen deze dingen zich vanzelf op. Leg ze apart en kijk over een weekje of je er nog iets mee moet doen, of dat het weg kan.

Nu je weet waar je prioriteit op ligt begin je met deze taak. Zodra het af is pak je de minder urgente taak en besteed hier de tijd aan die je hiervoor bedacht had. Bewaak die grenzen goed en zorg dat je niet te lang bezig blijft. De tijd die over is gebruik je voor de niet urgente zaken. Hiermee vul je de gaatjes op.

 

Is time management het probleem? Of hebben werknemers te veel op hun bordje?

Je komt erachter met onze training stresspreventie

 

 

Stop met tijd verspillen

 

Reken af met tijdrovers

Je hebt nu je taken netjes ingepland en klaarliggen op je bureau. Dat gaat goed. Maar er zijn op een dag altijd nog extra taken, die je niet kunt voorspellen. Echt tijdrovers, als je er verkeerd mee omgaat.

Je e-mail en telefoon zijn er bijvoorbeeld twee van. Deze komen de hele dag binnen, ongeregeld en op tijden dat jij er niet op zit te wachten. Maar ook hier kan je anders mee omgaan.

Kijk minder naar je e-mail

E-mails hoeven echt niet direct beantwoord te worden. Door de hele dag op elk berichtje direct te reageren verwachten andere n ook dat je dat altijd doet. Maar dit is niet nodig, en ook nog vreselijk tijdrovend.

Bekijk je e-mail een paar keer per dag, op vaste tijden. Neem ook hierover direct een beslissing.
– Beantwoord het bericht en/of zet op je to-do lijst
– Delegeer de boodschap als deze niet bij jouw werkzaamheden hoort
– Verwijder het bericht als je er niets mee hoeft te doen
– Maak een box aan waarin je overige mailtjes zet, waarmee je ooit nog iets wilt doen

Op deze manier houdt je de inbox schoon en overzichtelijk.

Stuur zelf niet voor alles een mailtje. Vooral ingewikkelde boodschappen kan je beter persoonlijk bespreken. Loop naar de collega toe of bel de klant waarmee je wilt overleggen.
Dat scheelt veel op- en neer mailen en je kunt direct iets met de informatie. Stuur eventueel een samenvatting van het gesprek per mail, zodat jullie beide terug kunnen vinden wat er besproken is.

Houdt in je achterhoofd dat wie veel mailt ook veel mail terug kan verwachten. Pas dus ook op met veel mensen toevoegen in de CC. Als iedereen een mening heeft over je bericht krijg je op één bericht misschien wel 10 reacties terug, die je ook allemaal wilt gaan beantwoorden.

Zet afleidende geluidjes uit

Afleiding is je grootste vijand, als je geconcentreerd bezig bent. Ook al denk je dat je ze kunt negeren, onbewust reageert je brein op elke pop-up en elke ping die binnenkomt. Je productiviteit vliegt achteruit.

Zet daarom alle geluidjes uit, ook van je mobiel, en sluit eventueel je mailbox af. Jij heb vaste tijden wanneer je de mail wilt lezen, dus tussendoor hoef je niet te weten als er iets binnenkomt.

Ook je social media kan je checken als je klaar bent met werken, dat hoeft niet steeds tussendoor. Even je berichten checken haalt je helemaal uit je werk-flow. En social media is erop gebouwd je zo lang mogelijk te entertainen. Voor je het weet zit je veel langer te scrollen dan je dacht. Zonde van je tijd dus.

Korte vergaderingen zijn veel efficiënter

Wordt er veel en lang vergaderd? Niet elke vergadering is noodzakelijk voor alle werknemers. Worden er eindeloos veel onderwerpen besproken, waardoor een vergadering uren duurt? Deel dit eens op en organiseer vergaderingen per onderwerp.

Ten eerste is het voor werknemers duidelijker bij welke vergadering hun aanwezigheid nodig is. De rest kan gewoon doorwerken, dat is veel productiever. Ten tweede kan er veel efficiënter vergaderd worden als het onderwerp duidelijk is.

Zorg ook dat het van te voren duidelijk is hoelang de vergadering gaat duren. In beperkte tijd kom je sneller tot de kern, zonder uit te wijden over randzaken die er eigenlijk niet toe doen.

Wachttijden zijn geen verloren tijd

Wachttijd voelt vaak als verloren tijd. Maar dat hoeft niet. Er ligt altijd wel een stapeltje ‘nog te lezen’ materiaal. Neem hier wat van mee. Ideaal voor in het openbaar vervoer, als je moet wachten voor een afspraak of vergadering.

Zo vul je de ‘verloren tijd’ nuttig in en lees je eindelijk die vakliteratuur of dat business rapport dat al een tijdje op je ligt te wachten.

Beperk je tijd met langdradige collega’s

Heel gezellig van die collega’s met lange verhalen. Maar niet als jij net aan een belangrijke taak bezig bent. Je wilt niet onbeleefd zijn en wacht het einde van hun verhaal af, maar dat duurt wel even.

Beter vertel je rustig dat je het leuk vond weer even bij te praten, maar nu echt weer verder moet met je werk.
Heb je een deur? Doe hem dicht, dat helpt vaak tegen collega’s die misbruik maken van je open deur beleid. Geen deur? Doe dan een koptelefoon op. Nu kan je in ieder geval doen alsof je de praatgrage collega niet hoort en doorwerken.

Concentreer je op één ding tegelijk

Multitasken voelt alsof je veel doet maar eigenlijk doe je veel dingen een beetje. Belangrijke en complexe zaken vragen je volle aandacht om het goed af te ronden. Daarnaast is het continue schakelen tussen verschillende werkzaamheden niet goed voor je productiviteit. Je verliest er tijd en energie mee.

Het is veel efficiënter om je volledige aandacht te richten op waar je mee bezig bent. Je werkt dan sneller en beter aan deze taak. Je verliest geen tijd aan omschakelen en opnieuw concentreren.

 

Een belangrijk onderdeel van time management is persoonlijke effectiviteit van werknemers

 

 

Time management verlaagd stress

Time management voor gezonde werknemers

Time management zorgt voor gezonde en blije werknemers. Want een dag productief bezig zijn geeft een goed gevoel. Door tijd effectief in te delen wordt er meer werk verzet, zonder dat werknemers hierdoor meer werkdruk voelen.

Juist door duidelijk omlijnde taken en tijdvakken zal er meer rust komen. Teveel stress wordt hierdoor teruggedrongen. Iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt, en wanneer dit gedaan moet worden.

Wil je het werkplezier nog verder vergroten? Vraag onze gratis toolkit aan. Voorkom dat werknemers teveel stress ervaren en op een burn-out afstevenen. Maak hun werkplek weer leuk!

 

 

Toepassen in de praktijk

Time management

Wie zijn wij?

Milltain ondersteunt, met een team van ervaren trainers, organisaties bij de preventie van stress en het (her)vinden van werkgeluk op de werkvloer. Onze trainingen zijn gericht op leidinggevenden binnen bedrijven. Een burnout kost de organisatie al snel € 70.000.

Naast het financiele leed is het menselijk leed groot. Niet alleen voor de werknemer maar ook voor naaste collega’s die de klappen op moeten vangen. Voor je het weet zit je in een negatieve vicieuze cirkel.

Wil je een effectieve aanpak voor langdurig verzuim en het vergroten van werkplezier? (in plaats van continue brandjes te blussen).

Wij informeren je graag over onze preventie training.

 

Over de schrijver
Ik ben Ruud Meulenberg. Eigenaar en oprichter van Milltain en Meulenberg Training & Coaching. Samen met mijn team van trainers geven we stresspreventie trainingen binnen organisaties. Hiermee proberen we aan de voorkant te voorkomen dat er sprake is van ziekteverzuim door stress (of erger burnout). In onze blogs delen we alle onze kennis met leidinggevenden binnen bedrijven.
Reactie plaatsen

Wij gebruiken cookies