arrow_drop_up arrow_drop_down

Hoe verlaag je de werkdruk voor jezelf als leidinggevende?

Werkdruk verlagen als leidinggevende: Niet alleen je werknemers kunnen een te hoge werkdruk ervaren. Jij als leidinggevende kunt hier net zo goed last van hebben. Continue achter de feiten aanlopen, de stapels papier op je bureau lijken alleen maar hoger te worden. Er zitten gewoonweg niet genoeg uren in een dag.

Als leidinggevende krijg je alles op je bord. Dit werk verdeel je weer over je team. Maar toch blijft er vaak te veel bij jou liggen. Lastige klussen die je liever zelf op wilt lossen. Je kunt het niet voor je uit blijven schuiven. Dus doe je alles een beetje, zodat de boel niet stagneert. Je werkt lange dagen. Uiteindelijk loop je op je tandvlees en kom je nog steeds niet door het werk heen.

Teveel werkdruk veroorzaakt een ongezonde situatie, die je niet onbeperkt vol kunt houden. Hoe kunt je de werkdruk voor jezelf als leidinggevende verlagen?

 

 

Leer leidinggeven aan verzuim (ook aan die van jezelf!)

Training verzuimmanagement voor leidinggevenden

 

 

Ervaar je een hoge werkdruk als leidinggevende?

Veel leidinggevenden ervaren een te hoge werkdruk. Overvolle agenda’s, doorlopend vergaderingen en brandjes blussen op de werkvloer. Ondertussen blijven de taken die echt belangrijk zijn liggen.

Als leidinggevende ben jij er om je team optimaal te laten functioneren. Je geeft richting aan hun werkzaamheden, zorgt dat ze alles hebben wat nodig is om de doelen te bereiken en draagt bij aan hun ontwikkeling, zodat je duurzaam inzetbare werknemers krijgt.

In de praktijk gaat het vaak heel anders. Door de grote hoeveelheid werk die je zelf hebt liggen krijg je bijna geen tijd om ook de werkzaamheden van je werknemers in de gaten te houden. Pas als het misgaat komen ze bij jou en mag jij het oplossen. Waarschijnlijk had het niet zover gekomen als je eerder in had gegrepen, maar die tijd had je simpelweg niet.

Leer bijvoorbeeld assertiever te worden

 

Hoe doorbreek je de drukte?

Dat is een vraag die veel leidinggevenden zich stellen. Het besef dat het anders moet is er wel, maar hoe. Zolang het antwoord op deze vraag ontbreekt, ga je maar verder met je werk, maakt extra uren in de avonden en het weekeind om toch zoveel mogelijk werk te verzetten. Tijd voor je gezin, sport en vrienden blijft steeds minder over.

Je volgt cursussen waarin je leert je mailbox opgeruimd te houden, grenzen aan te geven, timemanagement en prioriteiten stellen. Je krijgt volop direct toepasbare tips en handvatten. Maar zodra je terug bent op je werkplek verval je al snel weer in het oude patroon.

Lees ook over autonomie (externe link)

 

Maak duidelijk dat je teveel werkdruk ervaart

Waarschijnlijk loop je al een tijd rond met het gevoel dat er nu echt iets moet veranderen. Dit hou je niet veel langer vol. Maar je ziet zelf geen manier om uit deze werkdruk te stappen. Misschien ben je al bij je leidinggevende geweest met de mededeling dat het teveel is. Maar de boodschap leek niet echt over te komen. Waarschijnlijk omdat hij het zelf ook razend druk heeft.

Het gesprek heeft in ieder geval niet de verandering teweeg gebracht waar je op hoopte. Zelfs nadat je het onderwerp herhaaldelijk hebt besproken wordt je nog geen werk uit handen genomen.

Kijk eens goed hoe duidelijk je geweest bent in je gesprek. Heb je specifiek gevraagd om bepaalde werkzaamheden over te dragen? Je hebt aangegeven dat je het druk hebt. Dat is niets nieuws. Waarschijnlijk heeft iedereen op je afdeling het druk. Maar zolang jij gewoon doorgaat met alle taken oppakken zal er niets veranderen. Er is geen reden om werk bij je weg te halen.

Lees ook over delegeren en loslaten

 

Hoge werkdruk leidinggevenden

 

Negeer de werkdruk niet

Zowel werknemers als leidinggevenden hebben de neiging om de werkdruk te negeren. Iedereen heeft er last van dus waarom zou ik er dan over beginnen. En wat je negeert, lijkt minder aanwezig. Al is dat in het geval van werkdruk niet reëel. De overmatige en aanhoudende stress die dit met zich meebrengt, zorgt uiteindelijk voor lichamelijke problemen.

Het negeren van werkdruk dicht niet het grote energielek dat erdoor ontstaat. Het aangeven van een te hoge werkdruk is geen teken van zwakte, zoals vaak gedacht wordt. Het is juist een teken dat je verantwoording neemt voor je werk. Als je wilt presteren zul je goed werk moeten afleveren. Dat lukt je niet als je alles half doet.

 

Kennis is macht

Vergoot je kennis en verlaag je eigen werkdruk met onze handige toolbox

Download hier gratis

 

 

Waarom is werkdruk zo lastig te doorbreken?

Het is vooral een knop in je eigen hoofd die om moet. Zolang jij denkt dat deze hoge werkdruk erbij hoort, zul je door blijven lopen. Naar elkaar kijken heeft geen zin. Als je zelf goed wilt presteren en een goede leider wilt zijn voor je team, dan zorg je dat je zelf de controle houdt over de werkdruk die je ervaart.

Je geeft daarmee ook een sterk signaal af naar je werknemers. Werkdruk bespreekbaar maken tilt de productiviteit van je team naar een hoger level. Want meer uren werken om toch maar iets af te krijgen zorgt niet voor meer productiviteit. Effectief werken en de dingen doen die echt nodig zijn leveren veel meer op.

Stop dus met overtuigingen die niet bijdragen aan je productiviteit, zoals:
• Ik moet dit zelf doen, anders komt het niet goed.
• Ik moet overal een oplossing voor bieden.
• Als ik al deze taken op mij neem kan mijn team doorwerken.
• Ik moet overal bij betrokken zijn.
• Keihard werken is de enige weg naar succes.
• Ik ben de enige die deze werkzaamheden kan uitvoeren.

 

 

Deel de verantwoordelijkheid in verzuimpreventie!

Leer werknemers zelf omgaan met stress

Bekijk hier de training omgaan met stress voor werknemers

 

 

Verander je mindset en verlaag de werkdruk

Je bent dus vooral zelf verantwoordelijk voor de werkdruk die je ervaart. Jij bent het die werk aan blijft nemen, omdat je denkt dat jij dit allemaal zou moeten doen.
Natuurlijk is het prima dat je alles goed wilt doen, maar je kunt niet alles zelf doen. Je team kan ook goed presteren en resultaten behalen als jij niet alle taken op je neemt.

Ga eens na welke werkzaamheden echt nodig zijn. Wat moet je doen om je team goed aan te sturen en alles soepel te laten verlopen. En nee, dat zijn niet alle taken op je bureau.
Wees hierin zeer selectief. Wat heeft topprioriteit.

De taken die nu overblijven, kunnen die ook door anderen gedaan worden? Waarschijnlijk wel.

Lees ook: Input of output gestuurd leidinggeven

 

Maak gebruik van talent om werkdruk te verlagen

Doen wat je leuk vindt verlaagd de werkdruk. Je bent continue op zoek naar de talenten van je werknemers. Werken aan taken die aansluiten bij je talent geven energie. Dat geldt net zo goed voor jou. Ga eens na wat je talenten zijn en kies de werkzaamheden die daarbij passen.

Heb je taken liggen die passen bij de talenten van je werknemers? Besteed deze taken uit. Je hoeft niet alles zelf te doen. Door te vertrouwen op het kunnen en de talenten van je werknemers zul je zien dat veel werkzaamheden net zo goed, of misschien wel beter, door hen worden gedaan.

 

Werkdruk verminderen leidinggevende

 

Een betere leidinggevende met minder werkdruk

Stress, een te hoge werkdruk en te veel overwerken. Is dat het voorbeeld dat je jouw team wilt geven? Veel werknemers voelen zich verplicht om ook overuren te draaien als een leidinggevende dat doet. Maar hoe meer uren je werkt, hoe minder output je levert. Daarnaast gaat dit ten koste van het werkplezier en liggen burn-out klachten op de loer.

Door zelf de werkdruk te verlagen en te laten zien dat je team dit ook kan, zorg je voor meer effectiviteit op de werkvloer. Door effectief te werk te gaan benut je al het potentieel van je werknemers en wordt je een betere leidinggevende.

Stap voor stap de werkdruk verlagen als leidinggevende

Alleen roepen dat je het druk hebt, werkt niet. Daar ben je wel achter. Je zult er zelf iets aan moeten doen. Dus negeer de werkdruk niet langer, maar neem je verantwoordelijkheid. Ga na waardoor de werkdruk zo hoog is. Krijg je teveel werk van je leidinggevende, delegeer je te weinig naar je team, ben je zelf te perfectionistisch? Zodra je weet wat er precies speelt, kunt je duidelijke keuzes gaan maken.

Helikopterview

Soms moet je een stapje terug zetten om het overzicht terug te krijgen. Wat speelt er en wat is er echt belangrijk. Probeer de grote lijnen weer terug te krijgen in je werk, in plaats van te verzanden in details. Door geregeld de helikopterview toe te passen blijf je op koers en doe je alleen de dingen die echt belangrijk zijn, waardoor je ook echt resultaten boekt.

Zelf doen of delegeren

Neem niet meer klakkeloos al het werk aan dat je toegeschoven krijgt. Kijk eerst of het iets is dat echt jouw aandacht nodig heeft. Of is het iets wat iemand anders prima af kan handelen?
Door te kiezen waar je aandacht aan wilt besteden laat je duidelijk zien welke taken er op je bureau mogen belanden, en wat niet.

Schrijf zo nodig je argumenten op, zodat je jezelf er af en toe aan kunt herinneren waarom je bepaalde zaken wel of niet doet.

Breng je leidinggevende op de hoogte van je nieuwe aanpak

Nu je helder hebt wat voor jou echt belangrijk is in je werk kun je dit helder communiceren naar je leidinggevende. Je krijgt nu een heel ander gesprek dan wanneer je meldt dat je het druk hebt. Door meteen je nieuwe aanpak voor te leggen kunnen jullie hier samen op verder. Nu weet je zeker dat er iets zal gaan veranderen.

Blijf je grenzen bewaken en houdt zelf het beheer over je agenda. Door zelf de stappen te zetten bepaal jij wat er wel en niet op je takenlijst komt te staan. Nu hoef je niet langer meer uren te gaan werken, maar kijk je selectief naar wat je doet en waarom.

Veel werkdruk leidinggevende

Vergroot je professionaliteit met minder werkdruk

Door heel selectief te zijn in het werk dat je aanpakt, maak je echt het verschil op de werkvloer. Je kunt als leidinggevende het gevoel hebben dat je alleen goed bezig bent als je het heel druk hebt. Maar juist als leidinggevende is het zaak overzicht te houden op de werkzaamheden die het team uitvoeren.

Je werknemers faciliteren en zorgen dat de grote lijnen van een project soepel en op schema blijven lopen. Je hoeft niet overal tot in detail mee bezig te zijn, daar heb je professionals voor in dienst. Door het globale overzicht te houden zie je het snel als er conflicten ontstaan en kun je op tijd ingrijpen, voor het escaleert. Zo blijft de rust op de werkvloer behouden en zullen doelen behaald worden.

 

Werkdruk verlagen goed voor jou en je werknemers

De werkdruk verlagen is niet alleen goed voor jezelf, maar ook voor je werknemers. Nu je meer doet waar jij goed in bent, zul je automatisch ook meer ruimte creëren voor je werknemers om te doen waar zij goed in zijn.

Het vertrouwen op de werkvloer zal groeien waardoor een hechter team ontstaat. Ook de motivatie en betrokkenheid zal groeien, wat bijdraagt aan betere resultaten en een hogere werkkwaliteit.

Druk zijn is dus niet de weg naar succes. Rust, prioriteiten stellen en effectief te werk gaan geeft iedereen duidelijkheid in wat er moet gebeuren. Zo kun je samen met je team in minder tijd meer werk verzetten en sneller doelen bereiken. Zonder daarbij een te hoge werkdruk te ervaren.

Lees ook: Werknemer die z’n grenzen aangeeft

 

Vraag jezelf regelmatig af:

• Doe ik de dingen waar ik goed in ben?
• Heeft dit mijn aandacht nodig of kan iemand anders dit beter?
• Ben ik verantwoordelijk voor deze resultaten?
• Krijg ik hier energie van?
• Waar komen mijn talenten het beste tot hun recht?
• Taken die mij energie kosten, kan ik deze uitbesteden, zijn ze echt nodig?
• Ben ik de onderscheidende leider die ik wil zijn?

Met de juiste keuzes vergroot je jouw impact, zonder daarvoor harder te moeten werken. Focus je dus op de zaken die er echt toe doen. Zet je talenten in om resultaten te boeken en doelen te bereiken.
Hiermee vergroot je het effect van je werkzaamheden en maak je echt een verschil als leidinggevende. Voor je team, de organisatie en jezelf.

 

Ook als leidinggevende kunt je een burn-out krijgen

Leidinggevenden zijn over het algemeen veerkrachtiger en minder vatbaar voor een burn-out. Maar dat wil niet zeggen dat het onmogelijk is er een te krijgen. Het gaat allemaal om de balans in energieverbruik en herstel. Verbruik je teveel energie en heb je niet genoeg tijd om te ontspannen en op te laden dan is het een keer op.

Er zijn verschillende stress factoren, ook buiten het werk, die je energie vragen. In sommige perioden wordt er meer energie gevraagd dan anders. Bijvoorbeeld bij een sterfgeval of de slapeloze nachten na de geboorte van een baby. Als je in die periode geen stapje terug neemt, is je energie snel op.

Houdt de extra spanning lang aan dan kun je overspannen raken. Het is daarom belangrijk om aandacht te schenken aan lichamelijke signalen. Je kunt een burn-out voelen aankomen. Veel mensen zitten teveel in hun hoofd, waardoor ze totaal verkeerde dingen gaan doen als ze op het randje van een burn-out zitten. Nog meer overuren, nog meer werken.

Weet je dit van jezelf, geef dan aan bij je leidinggevende of coach als je niet lekker in je vel zit. Zo is er iemand anders die op tijd aan de bel kan trekken als je te hard blijft werken.

Signalen van een burn out

 

Te veel werkdruk leidinggevende

 

Burn-out op tijd herkennen

Een naderende burn-out geeft eigenlijk altijd lichamelijke signalen. Ben je bijvoorbeeld chronisch moe, heb je vaak hoofdpijn en ben je emotioneel of snel geïrriteerd? Let op dat je voldoende rust neemt om weer terug in balans te komen.

Af en toe rust nemen is geen teken van zwakte. Als je in een burn-out belandt kan het herstel zomaar twee jaar in beslag nemen. Daar zit je niet op te wachten. Door op tijd een stap terug te nemen voorkom je dat je volledig opbrandt.

Wil je meer weten over burn-out en wat je kunt doen om dit te voorkomen?

Download dan de gratis praktische toolkit voor leidinggevenden.

 

 

werknemer met burn out

 

Wie zijn wij?

Milltain ondersteunt, met een team van ervaren trainers, organisaties bij de preventie van stress en het (her)vinden van werkgeluk op de werkvloer. Onze trainingen zijn gericht op leidinggevenden binnen bedrijven. Een burnout kost de organisatie al snel € 70.000.

Naast het financiele leed is het menselijk leed groot. Niet alleen voor de werknemer maar ook voor naaste collega’s die de klappen op moeten vangen. Voor je het weet zit je in een negatieve vicieuze cirkel.

Wil je een effectieve aanpak voor langdurig verzuim en het vergroten van werkplezier? (in plaats van continue brandjes te blussen).

Wij informeren je graag over onze trainingen: 

 

 

 

Over de schrijver
Ik ben Ruud Meulenberg. Eigenaar en oprichter van Milltain en Meulenberg Training & Coaching. Samen met mijn team van trainers geven we stresspreventie trainingen binnen organisaties. Hiermee proberen we aan de voorkant te voorkomen dat er sprake is van ziekteverzuim door stress (of erger burnout). In onze blogs delen we alle onze kennis met leidinggevenden binnen bedrijven.
Reactie plaatsen

Wij gebruiken cookies