arrow_drop_up arrow_drop_down

Weg met deadline stress! Stressvrije deadlines dankzij goed management

Grote stress op de dag van de deadline. Hoe herkenbaar! De spanning onder je werknemers is om te snijden en er zijn al verschillende persoonlijke conflicten geweest. Tegelijkertijd realiseer je je dat er in deze laatste fase door de toenemende druk ook onnodige fouten gemaakt worden. Fouten die jij als leidinggevende straks weer op je bordje krijgt. Deze deadline stress lijkt erbij te horen en wordt daarom vaak voor lief genomen.

Maar wist je dat deze stress en de daaruit voortvloeiende fouten makkelijk voorkomen kunnen worden? Ontdek in deze blog hoe jij als leidinggevende een sleutelrol kunt vervullen in stressvrije deadlines.

 

Wil je verzuim als gevolg van te strakke deadlines voorkomen?

Download dan gratis onze toolbox, vol met handige tools

Bekijk hier de toolbox

 

Deadlines – bron van veel werkstress

Hoe komt het toch dat deadlines vaak hand in hand gaan met stress? Een van de redenen is een neiging die erg menselijk is: uitstellen. Zolang je iets uitstelt, maak je jezelf wijs dat er geen reden is om ergens aan te beginnen. Je ligt immers prima op schema! Maar natuurlijk houd je jezelf voor de gek. Het is pure struisvogelpolitiek; we willen een realiteit niet onder ogen zien. Naarmate de deadline nadert, neemt het gevoel van spanning en stress evenredig of vaak zelfs exponentieel toe.

‘Ik presteer beter als ik onder druk sta’, hoor je dan weleens. Maar mensen die gestrest zijn, houden zelden het hoofd koel. En in een paniek- of stresssituatie mag je normaal gesproken niet verwachten dat er beter gepresteerd wordt, zeker niet in een groep. Dat geldt ook binnen je bedrijf. Een gestreste sfeer zal bijdragen aan conflicten tussen werknemers, ziekteverzuim door burn-out en stressgerelateerde fouten. Jij als leidinggevende zult de brandjes moeten blussen, het ziekteverzuim moeten opvangen en de fouten moeten rechtzetten. Nog meer stress dus!

Lees ook: Stresssignalen van een werknemer

 

 

De voordelen van stressvrije deadlines

Minder fouten Een stressvrije deadline betekent minder fouten. Je werknemers hebben de tijd om na te denken over hun beslissingen en worden niet afgeleid door stress of paniek. Paniekvoetbal leidt zelden tot mooie resultaten. En ook niet tot mooi voetbal. Als werknemers geconcentreerd tot de deadline blijven samenwerken om het project af te ronden, is kans op een mooi resultaat het grootst.

Minder ziekteverzuim Veel werknemers staan onder grote druk. Een op de zeven Nederlanders heeft te maken met een burn-out. Dat komt omdat het leven vaak veel van iemand vraagt. Natuurlijk wil je ziekteverzuim op je werk beperken door de werkomstandigheden zo goed mogelijk te houden. Stress is daarbij iets wat je zult willen vermijden. Als je toelaat dat de stress toeneemt bij het naderen van een deadline, bezorg je je werknemers misschien net die extra hoeveelheid stress die ze niet meer kunnen verwerken.

Meer werkplezier Een werknemer die met plezier naar zijn werk gaat is vaak een productieve werknemer. Arbeidsconflicten zijn funest voor een goede werksfeer. Mensen die onder druk staan, reageren eerder geërgerd en zeggen sneller dingen waar ze achteraf spijt van hebben. In zo’n situatie ontstaat een ruzie al snel. Soms gaat het om iets kleins, maar kunnen de gevolgen groot zijn: fouten, spanningen en niet meer willen samenwerken. Het tegenovergestelde is ook waar: een team dat goed samenwerkt, presteert beter. Waarom? Omdat de werksfeer goed is. Zet een goede werksfeer niet op het spel door onnodige stress.

Lees ook: werkplezier vergroten

 

Is een deadline zonder stress haalbaar?

Deadline gerelateerde stress is zo herkenbaar dat je je bijna zou afvragen of het wel mogelijk is om zonder spanning en druk een deadline te halen. Maar weet dit: een deadline zonder stress is haalbaar. Geen stress! Het vraagt wel om een goede aanpak en wat extra investering van jou als leidinggevende, maar de resultaten rechtvaardigen deze extra inspanning. Bekijk snel welke 7 tips je kunnen helpen.

Lees ook: het goede voorbeeld als leidinggevende geven

 

Tip 1. Realisme

Veel deadlines stel je zelf, al dan niet in overleg met je opdrachtgever. De neiging kan zijn om een datum af te spreken die wel erg optimistisch is. Misschien met het idee: dat kunnen wij wel, we gaan er voor! Het is natuurlijk goed om vertrouwen te hebben in je werknemers, maar realisme is  ook belangrijk. Maak een goede inschatting van de inhoud en de omvang van het project en de productiecapaciteit van je team.

Over andere deadlines heb je misschien niets te zeggen. Maar ook dan is realisme een goed begin. Maak weer eerst een realistische inschatting van de omvang van het project. Kijk vervolgens of je genoeg mankracht in je team hebt om binnen de afgesproken tijd het project af te ronden. Misschien is het nodig om een paar extra werknemers vrij te spelen of op een andere manier je productiecapaciteit op te schalen. Maak op basis daarvan een realistische planning.

Leer leidinggeven aan stresssituaties en voorkome ziekteverzuim van werknemers.

Volg de training verzuimpreventie voor leidinggevenden

 

Tip 2. Goede voorbereiding

Een goed begin is het halve werk. Dit geldt ook voor het opzetten en aansturen van grotere projecten. Breng goed in kaart wat er gevraagd wordt en hoe je dat bereikt. Wat en wie heb je nodig? Vaak blijkt later in een project dat er bepaalde informatie ontbreekt of dat de verwachtingen bijgesteld moeten worden. Voorkom dit soort tegenslagen door extra tijd te steken in een goede voorbereiding.

Zorg dat je op basis van alle informatie een goed stappenplan ontwikkelt en de poppetjes op de goede plek zet. Het lijken allemaal open deuren, maar projecten mislukken vaak omdat er niet genoeg tijd gestoken wordt in een goede voorbereiding. De eerste stappen leggen een stabiele basis voor een geslaagd project.

 

Tip 3. Communicatie

Nu jij weet hoe het project gaat verlopen en wie wat moet gaan doen, moet je dit duidelijk overbrengen aan je werknemers. Duidelijkheid, dat is belangrijk. Veel managers maken de fout om in grote lijnen te vertellen wat er gedaan moet worden. Vaak gaat dat via een onduidelijke mail of in een vage meeting. De leidinggevende denkt dat hij duidelijk verteld heeft wat er gedaan moet worden, maar de werknemers blijven met vragen zitten. Wie moet wat doen? En hoe? En wanneer? Waar is informatie te vinden? Zorg dat er geen twijfel bestaat over iemands taken. Werknemers worden onproductief op het moment dat ze niet precies weten wat er verwacht wordt. Zonde van de kostbare tijd. Verstrek als dat zinvol is een projectschema met daarin de flow van het project, zodat iedereen weet wat zijn rol is in het grote geheel.

Lees ook over een eilandjescultuur

 

Tip 4. Time management

Dit is een belangrijk aspect van een stressvrije deadline. Bij goed time management zal het niet aankomen op de laatste dagen voor de deadline. Elk sub-onderdeel van het project krijgt een einddatum, zodat je aan het eind van het project niet voor verrassingen komt te staan.

Time management is ook belangrijk als het gaat om verschillende taken die op hetzelfde moment klaar moeten zijn om de volgende taak te kunnen starten. Dit voorkomt dat het project onnodig stil komt te liggen.

Als je je time management goed op orde hebt, zal de werkdruk verspreid zijn over het hele project. Er zou zelfs tijd ingepland kunnen worden voor korte momenten van ontspanning. Een werknemer die het gevoel heeft dat hij op schema werkt, zal minder stress ervaren. En een leidinggevende die ziet dat een project soepel verloopt, kan rustig slapen.

Lees verder door over time management

 

doelstellingen verzuim

 

Tip 5. Pre-deadline

Soms kan een pre-deadline de nodige rust inbouwen. Vaak blijkt op de dag van de deadline dat er nog allerlei dingen aangepast moeten worden omdat er fouten gemaakt zijn. Dat zijn potentiële stressmomenten. Een pre-deadline kunnen jou en je team helpen om in alle rust de puntjes op de i te zetten en zo nodig fouten te herstellen, terwijl je als afdeling intussen al een nieuw project opstart.

 

Tip 6. Takenlijsten

Mensen vinden het prettig om een taak af te vinken. Ze worden er zelfs blij van. Dat geldt in het dagelijks leven, maar ook op het werk. Een takenlijst geeft duidelijkheid en rust. Niemand hoeft zich af te vragen wat er moet gebeuren, want de lijst spreekt voor zich. Je kunt taken toevoegen, taken ordenen en natuurlijk taken toewijzen. Vergeet niet om grote taken op te delen in kleinere subtaken. Tip: voeg een aantal kleine taken toe, want het geeft erg veel voldoening een taak af te vinken. Een to-dolijst is dus niet alleen handig, het is ook erg fijn. Het enige is: je moet die lijsten wel maken.

 

Tip 7. Goede balans

Balans is in alles belangrijk. Stel dat je werknemers steeds hun doelen niet halen omdat die doelen onrealistisch zijn. Of dat ze veel te veel tijd krijgen voor een simpel taakje. Beide situaties zijn onwenselijk. Zorg voor een goede balans tussen productie en goede sfeer. Je zult zien dat met een goede planning meer gedaan krijgt dan je van te voren denkt. Wees tegelijkertijd flexibel als je merkt dat het project sneller of juist langzamer gaat dan ingeschat. Een balans tussen werken zonder stress en productiviteit zal uiteindelijk de beste resultaten hebben.

Lees ook: de relatie tussen bedrijfscultuur en ziekteverzuim

 

 

Leer werknemers goed omgaan met deadline stress!

Faciliteer in een stresspreventie training

 

Stel een deadline!

Veel managers lopen achter de feiten aan. Het ene project is nog niet klaar of het volgende dient zich al aan. Daardoor storten ze zich vaak zonder al te veel voorbereiding in een nieuw project. Het gevolg is duidelijk: geen overzicht, geen duidelijkheid, geen time management – kortom, geen succesvol project. En doorgaans veel stress rond de deadline. Het is essentieel dat deze gewoonte doorbroken wordt. Als je dat doet, zul je meer kunnen bereiken met je team, minder fouten maken en minder ziekteverzuim ervaren. Stel voor jezelf de eerste stressvrije deadline: begin goed aan het volgende project, wat er ook gebeurt.

 

Een werknemer met een burn out laten coachen?

Bekijk hier: coaching van een werknemer met een burn out

(externe website)

 

 

 

deadline stress

 

Wie zijn wij?

Milltain ondersteunt, met een team van ervaren trainers, organisaties bij de preventie van stress en het (her)vinden van werkgeluk op de werkvloer. Onze trainingen zijn gericht op leidinggevenden binnen bedrijven. Een burnout kost de organisatie al snel € 70.000.

Naast het financiele leed is het menselijk leed groot. Niet alleen voor de werknemer maar ook voor naaste collega’s die de klappen op moeten vangen. Voor je het weet zit je in een negatieve vicieuze cirkel.

Wil je een effectieve aanpak voor langdurig verzuim en het vergroten van werkplezier? (in plaats van continue brandjes te blussen).

Wij informeren je graag over onze trainingen: 

 

 

Over de schrijver
Ik ben Ruud Meulenberg. Eigenaar en oprichter van Milltain en Meulenberg Training & Coaching. Samen met mijn team van trainers geven we stresspreventie trainingen binnen organisaties. Hiermee proberen we aan de voorkant te voorkomen dat er sprake is van ziekteverzuim door stress (of erger burnout). In onze blogs delen we alle onze kennis met leidinggevenden binnen bedrijven.
Reactie plaatsen

Wij gebruiken cookies